НД

Запросите от руководителей подразделений информацию для сводной НД-2022

Служебная записка-запрос для уточнения номенклатуры дел структурного подразделения

Разделы НД «Руководство» и «Отдел делопроизводства» уточните сами. По остальным запросите информацию у ответственных за делопроизводство в подразделениях.

В служебной записке-запросе уточните у подразделений, какие дела переходят на следующий год, какие они закроют в этом году, какие дела они завели и вписали на резервные строки действующей номенклатуры дел. Адресуйте служебку руководителям подразделений. Установите срок для ответа, например, пять календарных дней.

Служебная записка-запрос для уточнения номенклатуры дел структурного подразделения. Скачать

Подготовьте проект НД своего подразделения на 2022 год

Сформируйте проект НД-2022

Переместите переходящие дела из НД-2021 в НД-2022
Какие индексы в НД-2022 присваивать переходящим делам

В первую очередь в проект раздела НД на следующий год перенесите переходящие дела. Это дела, которые не завершили в делопроизводстве в одном календарном году и продолжают вести в следующем. Например, локальные нормативные акты, которые в текущем году не планируете аннулировать.

По возможности сохраните индексы переходящих дел. Для этого в проект НД-2022 переместите их тем же блоком, как они стоят в НД-2021.

Фрагмент номенклатуры дел на 2022 год с переходящими делами

Внесите в НД-2021 новые дела
Фрагмент НД-2021 с заполненными резервными строками

На резервные строки действующей номенклатуры дел на 2021 год внесите новые дела, которые завели в подразделении в течение года. Сформулируйте для новых дел заголовки, установите сроки хранения по общим правилам и присвойте им очередные индексы.

Фрагмент номенклатуры дел на 2021 год с заполненными резервными строками

Переместите новые дела в НД-2022
Как понять, куда в НД-2022 перемещать новые дела

Переместите новые дела с резервных строк НД-2021 на свои места в проект НД подразделения на 2022 год. Место, где в проекте НД-2022 расположить новые дела с резервных строк НД-2021, поможет определить схема расположения заголовков.

Когда будете перемещать новые дела на свои места в НД-2022, их индексы могут измениться, так как часть дел вы удалите и в НД-2022 они не перейдут.

Схема расположения заголовков дел в НД. Скачать

Удалите из НД-2021 дела, которые закрываете
Что делать с индексами удаленных дел в НД-2022

Не вносите в НД-2022 дела, которые закрыли в 2021 году, и те, которые не планируете вести. Их индексы займите другими заголовками.

Внесите в НД-2022 дела, которые закрыли в 2021-м и заново откроете в 2022 году
Полный список обязательных для компании документов, которые каждый год открывают заново

Перенесите в проект НД-2022 подразделения дела, которые закроете в 2021 году и вновь откроете в 2022-м. К таким делам относятся: приказы по основной деятельности; распоряжения топ-менеджеров по направлениям деятельности; акты уничтожения/списания печатей и штампов; переписка с федеральными органами исполнительной власти по профильной деятельности; протоколы оперативных совещаний; служебные записки. Все эти дела ведут в подразделениях в течение года.

Также ежегодно заново открывают учетные документы.

Полный список обязательных для компании документов, которые каждый год открываются заново. Скачать

Систематизируйте заголовки дел в НД-2022

Схема расположения заголовков дел в НД

Заголовки дел в НД подразделения на 2022 год располагайте по степени значимости документов, то есть по срокам хранения, утв. Правилами-2015. Внутри каждого раздела НД структура заголовков должна быть одинаковая. Внутри каждого комплекса документов заголовки дел советуем систематизировать по уровням. Сначала располагайте заголовки документов вышестоящих организаций, затем

документов организации, после — документов подведомственных организаций, если они есть.

Схема расположения заголовков дел в НД. Скачать

Оформите НД подразделения на 2022 год

Что полезно предусмотреть в НД подразделения на 2022 год

В полученном проекте НД подразделения на 2022 год оставьте четыре-пять резервных строк. Сделайте их достаточно широкими, чтобы в них было комфортно вносить от руки заголовки новых дел.

Третью графу НД «Количество дел» оставьте пока пустой. Заполните ее после окончания 2022 года.

Проект НД вашего подразделения на 2022 год готов.

Проект номенклатуры дел отдела делопроизводства на 2022 год. Скачать

Соберите проект сводной НД-2022

Будете ли вы нести ответственность за недостоверную НД-2022

Чтобы составить проект сводной НД-2022, со всех руководителей подразделений соберите проекты НД подразделений.

После того как получите проект НД подразделения на 2022 год, советуем проверить, все ли дела подразделение включило в номенклатуру. Как это сделать — решайте сами. Вы можете лично перепроверить, какие дела есть в подразделении, или уточнить у ответственного смущающие вас моменты. Если итоговая НД на 2022 год по вине подразделения не будет соответствовать реальности, не переживайте. Ответственность за недостоверную НД подразделения несет руководитель подразделения.

Согласуйте проект сводной НД-2022 с руководителями подразделений

Как в электронном виде согласовать НД подразделения с его руководителем

Знакомить руководителей подразделений с проектом всей НД на 2022 год не надо. Ознакомьте каждого только с проектом номенклатуры его подразделения. Не забудьте получить визы согласования.

Если согласуете номенклатуру с руководителями подразделений в электронном виде, достаточно будет их ответа со словом «Согласовано».

Согласуйте проект сводной НД-2022 с ЭК организации и ЭПК архивного учреждения, если надо

Кто в 2021 году обязан согласовать НД с ЭПК архивного учреждения

Направьте проект НД на согласование с экспертной комиссией организации. Не забудьте получить протокол заседания ЭК о том, что номенклатура дел согласована. Номер и дату протокола внесите в гриф согласования на НД.

Если ваша организация — источник комплектования государственных или муниципальных архивов, один раз в пять лет вы должны согласовывать НД с архивом, которому подведомственны. Если последний раз с ЭПК архивного учреждения вы согласовывали НД на 2017 год, в этом году вам надо снова направить номенклатуру на согласование. Номер и дату протокола заседания ЭПК проставьте на номенклатуре дел.

Гриф согласования ЭК организации ставьте слева. Отметку о согласовании ЭПК архивного учреждения — справа.

Пример оформления виз согласования на НД-2022

Утвердите проект сводной НД-2022 у руководителя организации

Сводная номенклатура дел организации на 2022 год

Руководитель организации может утвердить номенклатуру дел лично — поставить должность, дату, подпись или издать приказ. В этом случае в грифе утверждения проставьте название, номер и дату этого документа.

После утверждения направьте в подразделения выписки из номенклатуры дел с их разделами. Укажите, что НД-2022 вводится в действие с 1 января 2022 года.

Пример оформления грифов утверждения НД-2022

Сводная номенклатура дел организации на 2022 год. Скачать