Ситуация Решение Уточнение Полезный документ Обоснование Формулировка для блока: А вы знаете Формулировка для оглавления
Кого включать в график
Включать ли в график отпусков сотрудников на годичных срочных договорах? В график отпусков включайте всех сотрудников, которые на день его утверждения работают в компании. Это касается и тех, с кем срочные трудовые договоры расторгнуты в течение года, на который составляете график отпусков. Кстати, чтобы не ошибаться, вам пригодится один документ Составьте регламент для подготовки документа. В нем опишите главные правила, которыми следует руководствоваться кадровикам - Письмо Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395 Включать ли в график отпусков сотрудников на годичных срочных договорах? Срочный договор
Нужно ли составлять график на сотрудниц в декрете и длительных неоплачиваемых отпусках? Да, так как формально они могут вернуться на работу в любое время. При этом, даже если период отсутствия не входит в стаж для отпуска, у работника могут остаться неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, которые тоже нужно отразить в графике. А чтобы упростить такую работу, вам не обойтись без одного локального акта Подготовьте локальный акт, в котором укажите, как в компании планируются отпуска и какие правила должен выполнять работник. Это позволит снизить количество спорных вопросов Положение об отпусках Статья 123 ТК Нужно ли составлять график на сотрудниц в декрете и длительных неоплачиваемых отпусках? Декрет
Нужно ли включать внешних и внутренних совместителей? Да, нужно. Внешних и внутренних совместителей также включите в график отпусков. При этом есть особенности, как включать каждую из этих категорий Внутренних укажите дважды по обеим должностям. Как основной работодатель, вы знаете, когда у сотрудника запланирован отпуск по основному месту. На это же время планируйте отпуск по трудовому договору о совместительстве - Нужно ли включать внешних и внутренних совместителей? Совместители
Включать ли в график тех, кто начнет работать в 2025 году, если нам уже сейчас об этом известно? Не включайте в график тех сотрудников, которых будете принимать на работу в 2025 году. На это есть две причины В график в декабре включить не получится, так как год заканчивается, а составлять для них потом отдельный график закон не требует - Включать ли в график новичков? Новички
Включать ли в график мобилизованных сотрудников? Нет, не нужно. Но такие сотрудники остаются в штате и продолжают копить отпускной стаж. Вопрос использования отпусков для них решается отдельно Учтите, что при возвращении со службы они смогут взять отпуск в удобное время - Часть 1 ст. 351.7 ТК Включать ли в график мобилизованных сотрудников? Мобилизованные
Сбор пожеланий об отпуске
Обязательно ли учитывать пожелания работника при составлении графика? Нет, если он не относится к льготной категории, то работодатель вправе сам определить срок пожеланий об отпуске. Ведь именно работодатель составляет график отпусков. Однако компании выгодно учесть пожелания сотрудников до составления графика отпусков, и вот почему Это позволит минимизировать переносы отпусков, а также исключить конфликты с сотрудниками в отпускной период. Чтобы учесть пожелания сотрудников, до составления графика запросите у них информацию о планируемых датах отпусков Приказ о подготовке графика Часть 4 ст. 122 ТК Обязательно ли учитывать пожелания работника по отпуску? Учет пожеланий
Что делать, если работник отказывается сообщить пожелания об отпуске? Определите дни отпуска самостоятельно и известите об этом работника. Объясняется это просто График отпусков составляет работодатель.Он же решает, когда работник может отдохнуть, если тот не относится к льготной категории. Главное, чтобы работник в следующем году воспользовался отпуском Уведомление о запланированных днях отпуска Как быть, если работник отказывается сообщить пожелания об отпуске? Отказ от пожеланий
Можно ли установить предельный срок, до которого работники должны определиться с датами отпуска? Да, работодатель с учетом своей специфики вправе установить срок, до какого числа нужно подать данные об отпуске. Ниже рассказали, как лучше сделать Если компания небольшая, разошлите работникам уведомления с просьбой предоставить пожелания в виде заявления непосредственно в отдел кадров. В крупной организации дайте задание руководителям отделов. Они соберут заявления, оценят сроки отпусков сотрудников отдела с учетом производственного процесса и передадут вам согласованные даты Запрос пожеланий об отпусках Законно ли устанавливать срок подачи пожеланий об отпуске? Срок сбора пожеланий
Можно ли запретить работникам брать отпуска в определенные месяцы по производственным причинам? Да, можно; так как работодатель составляет график отпусков, главное обеспечить работникам возможность отгулять отпуск в течение их рабочего года. Однако есть исключение Запрет не будет распространяться на работников, которые имеют право на отпуск в удобное время. Они могут запланировать отпуск на любой месяц - Можно ли запретить брать отпуск в определенные месяцы? Запрет на отпуск
Нужно ли учитывать пожелания многодетного сотрудника, если старшему ребенку в этот год исполнится 14 лет? Даже если ребенку исполнится 14 лет в начале или в середине года, работодатель все равно обязан в графике отпусков на этот год указать удобные для сотрудника даты отпуска Все дело в том, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска - Письмо Минтруда от 20.11.2018 № 14-2/ООГ-9166 Учитывать ли пожелания по отпуску, если ребенку работника исполнилось 14 лет? Многодетные
Отец в разводе имеет право на отпуск в удобное время? Да, имеет, если у него трое и больше детей в возрасте до 18 лет при условии, что младшему не исполнилось 14 лет Никаких требований совместного проживания для отпуска в удобное время закон не содержит - Статья 262.2 ТК Отец в разводе имеет право на отпуск в удобное время? Отец в разводе
Нужно ли предоставлять одинокой матери с ребенком до 16 лет отпуск в удобное время? Нет, не нужно, если у нее меньше троих детей Таких требований закон не содержит, но работодатель вправе это установить сам, например, в локальном акте - Статья 262.2 ТК Мать-одиночка имеет право на отпуск в удобное время? Мать-одиночка
Имеет ли право ветеран боевых действий на отпуск в удобное для него время? Ветераны боевых действий имеют право на отпуск в удобное для них время независимо от утвержденного графика отпусков. Поэтому с ними необходимо согласовать даты отдыха Учтите, понятие «ветеран боевых действий» охватывает участников боевых операций, включая отряды самообороны в Дагестане (1999), Афганистане, Сирии, Чечне (90-е). Статус также присваивается военнослужащим и сотрудникам силовых ведомств, участвовавшим в боевых действиях в России и за рубежом - Статьи 267, 262.2 ТК, подп. 11 п. 1 ст. 16 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ Имеет ли право ветеран боевых действий на отпуск в удобное для него время? Ветеран
Разделение отпуска на части
Обязательно ли делить отпуск на части? Нет, деление отпуска на части возможно, если этого желают как работник, так и работодатель. При этом есть важное обстоятельство! Обязать работника обязательно делить отпуск нельзя, даже если прописать в трудовом договоре такое условие. Необходимо договариваться самостоятельно Уведомление сотруднику с предложением о разделении отпуска Статья 125 ТК Обязательно ли делить отпуск на части? Деление отпуска на части
Может ли работодатель требовать от работника делить отпуск на части? Нет, работодатель должен предоставить отпуск целиком, если работник не хочет его делить. Учтите важное обстоятельство Договариваться о разделении отпуска на части нужно каждый раз при составлении графика - Может ли работодатель требовать от работника делить отпуск на части? Обязательно ли делить отпуск
Нужно ли по требованию работника-льготника обязательно делить отпуск на части? Да нужно, поскольку такие сотрудники имеют право на отпуск в удобное время. Обратите внимание на следующее Льготники могут выбирать дни отпуска независимо от особенностей работы отдела или компании. Повлиять на их выбор не можете. Более того, они могут поменять свое решение и пойти в отпуск в даты, отличные от тех, что включили по их желанию в график. Полагаем, это право также распространяется и на разделение отпуска - Нужно ли по требованию работника-льготника делить отпуск на части? Деление отпуска на части для льготника
Подсчет отпусков
Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы? Не использованный за прошлый год отпуск можно включить в график отпусков на текущий год или предоставить по соглашению между сотрудником и работодателем и не включать в текущий график. Не запутаться кадровику поможет следующая хитрость
В графе «Примечание» графика отпусков сделайте отметку о количестве добавленных дней за прошлый год. Например, «14 дней – за 2024 год». При этом период, когда предоставляете неиспользованный отпуск, согласуйте с сотрудником. Включать такие дни отпуска в график по своему усмотрению работодатель не вправе
- Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 Указывать ли в графике отпуска за прошлые годы? Прошлые отпуска в графике
Как заполнить график отпусков на следующий год, если работник ушел в минус по отпускам? Если сотрудник перегулял и ему предоставили так много дней отпуска, что он ушел в минус, то все равно включите его в график отпусков. А с использованными днями можно поступить так Количество дней, использованных авансом, советуем прописать в разделе «Примечания» - Статьи 121, 122 ТК Как заполнить график, если работник отгулял все отпуска? Минус по отпускам
Сдвигается ли график ежегодного отпуска, если сотрудник взял отпуск за свой счет на полгода? Да, если сотрудник использовал отпуск без сохранения заработной платы больше 14 дней в году, то его рабочий период смещают на количество дней, которые превышают 14. Насчет того, когда предоставлять отпуск, учтите следующее
Отпуск предоставляют за рабочий год сотрудника и в любое время этого рабочего года - Сдвигается ли график ежегодного отпуска из-за отпусков без сохранения? Сдвиг рабочего года
Как составить график отпусков с учетом дополнительного отпуска? Если сотрудник имеет право на дополнительный ежегодный отпуск, то в графике отпусков кроме основного ежегодного отпуска отразите также дополнительный
Для этого укажите общую продолжительность отпуска сотрудника за год и конкретные даты начала дополнительного отпуска сотрудника - Статьи 122, 123 ТК Как составить график отпусков с учетом дополнительного отпуска? Допотпуска в графике
Нужно ли планировать в графике отпусков отпуск за ненормированный рабочий день? Да, если сотрудник имеет право на дополнительный ежегодный отпуск, то в графике отпусков кроме основного ежегодного оплачиваемого отпуска отразите также дополнительный, в том числе за ненормированный рабочий день
- - Нужно ли в графике указывать отпуск за ненормированный рабочий день? Ненормированный рабочий день
Нужно ли включать в график отпусков работника отпуск за вредные условия труда? Eсли сотрудник имеет право на дополнительный ежегодный отпуск, то в графике отпусков кроме основного ежегодного оплачиваемого отпуска отразите также дополнительный, в том числе за вредные условия труда
- - Статья 117 ТК Нужно ли включать в график отпусков работника отпуск за вредные условия труда? Отпуск за вредные условия
Оформление графика
Нужно ли изменять график отпусков при приеме новых сотрудников? Нет, но это можно сделать по желанию. Работодатель вправе изменить график и включить в него новичка. При этом необходимо ознакомить с изменениями работников, которых уже включили в график отпусков. Однако можно поступить по-другому
Работодатель вправе составить дополнительный график для новых сотрудников и приобщить его к основному. Поскольку основной график не меняют, подписи всех работников собирать не нужно - Часть 4 ст. 124 ТК Нужно ли вносить в график отпусков новых сотрудников? Изменение графика
Можно ли не вносить изменения в график отпусков? Нет, если не будете вносить изменения в график, то инспекторы могут посчитать, что график отпусков составлен с нарушением, и работодателя могут привлечь к ответственности. Изменить график надо так Если дату ежегодного отпуска по графику отпусков перенесли, то издайте приказ о внесении изменений в график отпусков в произвольной форме. После этого уточненные сведения внесите в графы 8 и 9 унифицированной формы графика Приказ об изменении графика отпусков Части 1, 2 ст. 5.27 КоАП Можно ли не вносить изменения в график отпусков? График без правок
Нужно ли включать в график отпусков работников, которым отпуск предоставляют за первый рабочий год? Работодатель вправе сам решить, включать в график отпусков работников, которым отпуск предоставляют за первый рабочий год, или нет. Но для включения их в график потребуется соблюсти одно условие Чтобы включить сотрудника в график, нужно получить его согласие на отпуск в конкретный период, а в разделе «Примечание» графика можно сделать пометку, что отпуск предоставляется за первый рабочий год - Статьи 122, 123 ТК Нужно ли включать в график тех, кто работает первый год? Первый рабочий год
Можно в графике отпусков на совместителей написать «отпуск согласно графику по основной работе»? Да, можно. Так как отпуск совместителю предоставляют одновременно с отпуском по основной работе, работодателю внешнего совместителя нужно знать время его отпуска по основной работе. Еще решить это можно так Работодатель по совместительству может попросить сотрудника предоставить выписку из графика отпусков или справку с основного места работы. Также он может направить официальный запрос основному работодателю сотрудника - Часть 1 ст. 286 ТК Можно ли не указывать даты отпуска в графике внешних совместителей? Основная работа
Нужно ли ставить печать на графике отпусков? Нет, не нужно, если только в локальных актах работодатель не установил другой порядок. Объясняется это просто Реквизита печати нет на унифицированной форме графика № Т-7 . График отпусков является внутренним документом организации. Поэтому ставить на нем печать закон не требует - Статья 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ Нужно ли ставить печать на графике отпусков? Печать на графике
Кто должен подписать график отпусков? График отпусков подписывает сотрудник, на которого возложены обязанности кадрового работника, или сам руководитель. Если же нет кадровика, то поступить можно так
Работодатель сам вправе определить, кто будет подписывать график отпусков. Это может быть любой другой сотрудник, на которого возложили обязанности вести кадровый учет
- Статья 20 ТК Кто должен подписать график отпусков? Подписание графика
Может ли руководитель отдела кадров утвердить график отпусков? Если у кадрового работника есть право подписи кадровых документов по доверенности, то он может утвердить график отпусков. Если права подписи нет, то график отпусков может утвердить только руководитель организации Делегируйте полномочия начальнику отдела. Часто прибегают к оформлению доверенности, но нужно отметить, что она нигде не поименована в Трудовом кодексе. Более правильно составить приказ о передаче полномочий. Однако даже если вы оформите доверенность для делегирования полномочий, ошибкой это не будет - Может ли руководитель отдела кадров утвердить график отпусков? Утверждение графика
Нужно ли издавать приказ об утверждении графика отпусков? В форме № Т-7 предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отпусков приказом не нужно. Но в одном случае приказ все-таки понадобится
Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя Приказ об утверждении графика отпусков Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1 Нужно ли издавать приказ об утверждении графика? Приказ об утверждении графика
Сколько экземпляров графика отпусков должно быть в организации? В организации должен быть один экземпляр графика отпусков. Но если у вас его просят коллеги, то поступите так Оригинал храните в отделе кадров, а другим отделам, например бухгалтерии, передавайте заверенные копии документа График отпусков Нужно ли издавать приказ об утверждении графика? Количество экземпляров графика
Ознакомление с графиком отпусков
Обязательно ли письменно знакомить сотрудников с графиком отпусков? Закон не требует этого, но лучше так сделать, и вот почему Все зависит от того, является ли он локальным актом. Суды по-разному к этому подходят. Чтобы избежать споров, ознакомьте сотрудников с графиком под подпись Лист ознакомления с графиком отпусков Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1 Обязательно ли письменно знакомить сотрудников с графиком отпусков? Ознакомление сотрудников
Как поступить, если сотрудник отказывается подписывать график отпусков? Если сотрудник отказывается знакомиться с графиком отпусков под подпись, зафиксируйте такой отказ актом. Но важно правильно составить акт! Акт составьте в произвольной форме и укажите в нем все обстоятельства отказа. Такой отказ не будет основанием для пересмотра графика отпусков и переноса отпуска. Также он не снимает с сотрудника обязанность соблюдать график. Отказ лишь подтвердит, что работодатель ознакомил сотрудника с графиком Акт об отказе ознакомиться с графиком отпусков Часть 2 ст. 123 ТК Как поступить, если сотрудник отказывается подписывать график отпусков? Отказ от ознакомления
Можно ли привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за отказ уйти в отпуск по графику? Да, отказ сотрудника от использования отпуска по графику, если нет уважительных причин, можно расценить как нарушение трудовой дисциплины. Поэтому работодатель может привлечь его к дисциплинарной ответственности. Но важно проверить одно обстоятельство Проверьте, не относится ли работник к льготной категории тех, кто вправе уйти в отпуск в удобное время. Лучше не наказывать таких сотрудников, а выяснить причины отказа и договориться о времени использования отпуска Приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности Статьи 192, 193, 262.2 ТК Можно ли объявить выговор за отказ уйти в отпуск по графику? Выговор за отказ